Wykonując wiele płatności, łatwo stracić nad nimi kontrolę. Kolejne terminy umykają, a trudności zaczynają się mnożyć. Najbardziej polecanym rozwiązaniem tego problemu jest częściowa automatyzacja wykonywania przelewów bankowych. Polecenie zapłaty zagwarantuje, że żaden przelew wychodzący nie zostanie pominięty, jeśli tylko na rachunku będzie zgromadzona odpowiednia ilość środków. Zobacz, czym jest polecenie zapłaty i kiedy warto z niego korzystać!
Na czym polega polecenie zapłaty?
W dynamicznych czasach kontrola nad płatnościami staje się uciążliwa. Na wszystko brakuje czasu, a kolejne obowiązkowe płatności czekają na wykonanie. Nic więc dziwnego, że już od dłuższego czasu coraz więcej instytucji wykorzystuje metody, które pozwalają abonentom na częściową automatyzację procesu wykonywania przelewu. Przy wielu okazjach możemy zobaczyć, że dana firma realizuje polecenie zapłaty. Co to takiego i z czym się wiąże?
Polecenie zapłaty to bezpieczna, szybka i zautomatyzowana forma wykonywania powtarzających się płatności. Po aktywowaniu tej opcji z naszego rachunku bankowego będą pobierane cykliczne zobowiązania wynikające z zawartej umowy. W europejskich systemach rozliczeń polecenie zapłaty funkcjonuje pod nazwą Direct Debit. Wykorzystywane jest zarówno przez osoby indywidualne, jak i przez firmy oraz instytucje publiczne. Głównym celem tego rozwiązania jest ułatwienie wykonywania przelewów cyklicznych tak, aby zawsze mogły one trafić terminowo do odbiorcy.
W Polsce od 2002 roku funkcjonuje Koalicja na rzecz Polecenia Zapłaty, która zrzesza działające w Polsce banki i operatorów komunikacyjnych. Głównym celem działalności jest promowanie polecenia zapłaty jako skutecznego środka do realizacji płatności cyklicznych.
Kiedy stosuje się polecenie zapłaty? Przykłady
Polecenie zapłaty od strony praktycznej w dużym stopniu przypomina systemu cyklicznego obciążania rachunków poprzez karty płatnicze. W tym przypadku automatyzacja dotyczy realizacji przelewu na wybrany przy aktywacji rachunek bankowy. Rozwiązanie jest praktykowane przez różne firmy, zarówno działające w formie B2B, jak i B2C, które pobierają środki cyklicznie od klientów. Przykłady branż i usług, w których najczęściej spotykamy się z poleceniami zapłaty, to:
- usługi telekomunikacyjne (internet, GSM),
- towarzystwa ubezpieczeniowe,
- abonamenty telewizyjne i internetowe,
- dostawcy mediów – rachunki za prąd, gaz,
- raty pożyczek,
- prenumeraty,
- niektóre usługi subskrypcyjne.
Ponadto z formy tej korzysta także wiele innych przedsiębiorstw. Metoda ta jest popularnym sposobem rozliczeniowym w branżach, w których świadczone są usługi powtarzalne, np. transport i logistyka. Stosowana jest również na rynku IT.
Jak uruchomić polecenie zapłaty?
Polecenie zapłaty dotyczy dwóch stron transakcji – odbiorcy i płatnika. Dawniej przy takiej rozliczeniach odbiorcę definiowano jako wierzyciela, a płatnika utożsamiano z dłużnikiem. Wynikało z dotychczasowej sytuacji na rynku płatności elektronicznych – polecenie zapłaty wykorzystywane było głównie przez instytucje finansowe jako forma realizacji obowiązku spłaty zadłużenia.
Odbiorcą i płatnikiem polecenia zapłaty może być każdy. Zarówno osoba prywatna, jak i firma lub ministerstwo i inne podmioty publiczne są w stanie zlecić takie dyspozycje. Przystępując jednak do uruchomienia polecenia zapłaty, na początku należy sprawdzić, kto jest kontrahentem. Obecnie wiarygodność kontrahentom łatwo sprawdzi każda osoba prowadząca działalność gospodarczą – skorzystać można bowiem z białej listy przy mechanizmie split payment.
Jeszcze do 2019 roku polecenie zapłaty możliwe było jedynie po przejściu przez wymagającą procedurę. Zakładała ona konieczność wypełnienia formularza banku (drogą elektroniczną lub tradycyjną), który trafiał następnie do banku kontrahenta. Ten przedstawiał odbiorcy szczegóły zlecenia do akceptacji. Odbiorca musiał otrzymać zgodę od płatnika potwierdzoną tradycyjnym podpisem, co rodziło wiele trudności praktycznych.
Od 1 czerwca 2019 roku obowiązują jednak uproszczenie procedury. Obecnie ustanowienie polecenia zapłaty nie wymaga podpisu fizycznego, a jedynie akceptacji warunków (weryfikacja podpisu wciąż jest dostępna, ale opcjonalna). Cała procedura może być zrealizowana natychmiast i w formie zdalnej. Uprawnienie do obciążenia rachunku musi zawierać także dane o numerze rachunku i unikatowy identyfikator odbiorcy przelewów.
Polecenie zapłaty, polecenie przelewu a zlecenie stałe – różnice
Zastanawiając się, co to jest polecenie zapłaty, intuicyjnie można kojarzyć ten mechanizm z inną usługą – zleceniem stałym i poleceniem przelewu. Mechanizm działania obydwu zleceń cyklicznych jest podobny. Jakie są główne różnice?
Polecenie przelewu to najczęściej mylony termin z całej powyższej trójki. Tymczasem jest on zdecydowanie najprostszy – polecenie przelewu to po prostu zlecenie wysłania przelewu wychodzącego. Dziś najczęściej odbywa się w formie elektronicznej, online, kiedyś popularne było tradycyjne zlecenie przelewu, np. w placówce pocztowej.
Zlecenie stałe to z kolei zautomatyzowane wsparcie pozwalające na wcześniejsze zaplanowanie kolejnych wydatków. Nadawca wybiera kwotę przelewu, odbiorcę oraz wskazuje na datę wykonania przelewu. Zlecenie będzie realizowane tego samego dnia w każdym miesiącu do momentu, gdy nie zostanie anulowane lub na koncie nie będzie wystarczających środków.
W przeciwieństwie do zlecenia stałego polecenie zapłaty wymaga ustalenia szczegółów przelewu nie przez płatnika, a przez odbiorcę. To główna różnica między tymi dwoma rodzajami dyspozycji bankowych. Uruchomienie polecenia zapłaty przez podmiot, do którego będą trafiały należności, po zaakceptowaniu warunków przez płatnika, znacznie ułatwia rozliczenia konsumenckie i w sektorze przedsiębiorstw. Nie trzeba bowiem pamiętać o wszystkich terminowych płatnościach i ryzykować omyłkowym pominięciem którejś.
Polecenie zapłaty – koszty
Zalecenia porozumień międzybankowych zakładają stosowanie jak najbardziej preferowanych rozliczeń za realizację płatności w drodze polecenia zapłaty. Korzystanie z tej opcji nie będzie nigdy droższe, niż wykonywanie klasycznego przelewu. Przez ostatnie lata zdarzało się nawet, że polecenie zapłaty traktowane było ulgowo, a koszty jego realizacji były niższe od standardowych przelewów. Dziś jednak polecenie zapłaty, choć wciąż mające wiele zalet, jest nieco mniej popularną formą realizacji płatności cyklicznych.
Anulowanie wykonanej płatności w formie polecenia zapłaty
Płatnik zgadzający się na wykonywanie płatności zapłaty wciąż posiada możliwość jej anulowania. Chociaż po wdrożeniu polecenia zapłaty to bank będzie czuwał nad wykonywaniem zleceń, płatnik ma prawo do odwołania w przeciągu 56 dni od każdej płatności. Nie jest konieczne podawanie przyczyn takiej decyzji. Dla podmiotów gospodarczych okres odwołania jest krótszy i wynosi 5 dni.
Wycofanie akceptacji może być zarówno zaletą polecenia zapłaty, jak i wadą. Z jednej strony sprzyja transparentności, uczciwości i bezpieczeństwu. Z drugiej zaś nie pozwala w pełni zabezpieczyć interesu strony, jaką jest odbiorca.
Kiedy nie można zlecić polecenia zapłaty?
Polecenie zapłaty jest powszechnie akceptowaną formą rozliczeń. Niemniej jednak przed złożeniem takiej propozycji dobrze jest się dokładnie upewnić, czy rachunki bankowe odbiorcy i płatnika prowadzone są w banku, który partycypuje w tym projekcie. Weryfikacja powinna być tylko formalnością. Wszystkie największe banki w Polsce oraz większość banków spółdzielczych akceptuje polecenie zapłaty.
Jedyną inną okolicznością, w której nie można wykonać polecenia zapłaty, jest brak wystarczających środków na koncie płatnika. W przeciwieństwie do niektórych innych form rozliczeń polecenie zapłaty nie może być zrealizowane częściowo. Obciążeniu podlega cała kwota z formularza, a jeśli rachunek jej nie posiada, zlecenie zostanie odrzucone. Nie istnieje też możliwość automatycznego wznowienia polecenia zapłaty po takiej sytuacji.